Santé

Votre cabinet de psychologie organisé, discret et joignable même pendant vos séances

Pendant une séance, vous ne pouvez pas répondre au téléphone. Nous installons des assistants IA qui répondent sur WhatsApp, les réseaux sociaux, le chat web, le téléphone et l'e-mail, planifient les premières séances, maintiennent le créneau hebdomadaire de chaque patient et envoient des rappels qui ne révèlent rien sur l'écran du téléphone. L'IA ne fait ni thérapie ni soutien psychologique : face à une crise, elle communique le 911 et la Línea de la Vida et vous alerte immédiatement.

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Psychologues et psychothérapeutes● En ligne

Conversation simulée à titre d’exemple. Il ne s’agit pas d’un vrai client.

Ce qui vous prend du temps aujourd'hui

Vous perdez des premières séances parce que la personne écrit pendant que vous êtes en consultation et, quand vous répondez des heures plus tard, elle a déjà trouvé quelqu'un d'autre.
Votre journée est hachée entre deux séances pour gérer les changements d'horaire, les paiements et les questions sur les séances en ligne ou en présentiel.
Les annulations de dernière minute laissent votre créneau vide, sans personne à qui le proposer.
Vous craignez qu'un rappel affiché sur l'écran du téléphone compromette la confidentialité de votre patient.
Personne ne recontacte ceux qui ont arrêté de venir sans clore leur suivi, et vous ignorez combien de personnes se sont renseignées sans prendre rendez-vous.

Vos agents IA

Assistant de premier contact

Répond avec chaleur et discrétion : modalités (présentiel ou en ligne), type de séance (individuelle, couple, adolescents), durée, tarifs que vous autorisez et disponibilités. Planifie la première séance.

Réceptionniste vocal

Répond pendant vos séances, planifie ou modifie les rendez-vous et prend un message pour que vous rappeliez la personne si elle le souhaite.

Agent du planning hebdomadaire

Maintient le même jour et la même heure pour chaque patient, confirme par des messages neutres et propose une reprogrammation dans le respect de votre politique d'annulation.

Agent de sécurité

Repère les mots signalant un risque, répond en communiquant le 911 et la Línea de la Vida, vous alerte immédiatement et exclut la personne de tout message promotionnel.

Agent de suivi

Assure un suivi administratif des personnes qui ne prennent plus rendez-vous, sans poser de question sur leur démarche, et leur rappelle qu'elles peuvent reprendre quand elles le souhaitent.

Le parcours client, automatisé

Choisissez une étape pour voir ce que fait l'IA.

Acquisition

La personne vous trouve dans un annuaire, sur les réseaux sociaux, votre site ou par recommandation. L'assistant répond instantanément, sur un ton attentionné et sans jugement.

Qualification

Il demande uniquement ce qui est nécessaire pour planifier : type de séance, modalité, horaire et s'il s'agit d'elle-même ou d'un mineur. Il ne lui demande pas d'expliquer son motif par chat.

Réservation

Il propose vos créneaux réels, planifie la première séance, encaisse un acompte si vous fonctionnez ainsi et, faute de place, inscrit la personne en liste d'attente.

Confirmation et rappels

Rappel discret la veille et le jour de la séance, lien de visioconférence 15 minutes avant et reprogrammation sans friction.

Suivi hebdomadaire

Il maintient le rendez-vous fixe de chaque patient, signale les séances en attente de paiement et comble les créneaux libres avec la liste d'attente.

Continuité

Relance bienveillante des personnes qui ne viennent plus, sans enquête publique ni demande d'avis, et nouveau contact uniquement avec leur consentement.

Automatisations incluses

Première séance réservée : enregistrement, avis de confidentialité et consentement au traitement des données de santé.
Rappels discrets la veille et le jour de la séance, sans mention de la spécialité ni du motif.
Lien de visioconférence 15 minutes avant pour les séances en ligne.
Rendez-vous hebdomadaire fixe avec confirmation et reprogrammation selon votre politique d'annulation.
Créneau libéré proposé à la liste d'attente.
Acompte ou paiement de la séance par lien, et avis des séances en attente de paiement.
Mots signalant un risque : réponse avec le 911 et la Línea de la Vida, alerte immédiate à la psychologue et exclusion de toute communication marketing.
Suivi administratif des patients qui ne prennent plus rendez-vous, sans question sur leur démarche.

Données enregistrées dans votre CRM

Modalité préférée : présentiel ou en ligne.
Type de séance : individuelle, couple, adolescent ou famille.
Jour et heure fixes de la séance.
Statut de la confirmation et du paiement.
Représentant légal lorsque le patient est mineur.
Consentement au traitement des données de santé et canal préféré pour les rappels.

Conformité et limites de l'IA

L'assistant se présente comme automatisé et ne fait ni thérapie ni soutien psychologique, ne pose aucun diagnostic et ne recommande aucun médicament.
Face à des signes de crise, il communique le 911 et la Línea de la Vida (800 911 2000, ligne mexicaine d'écoute et de prévention), alerte immédiatement la psychologue et exclut la personne de toute communication marketing.
Rappels discrets par défaut et notes cliniques conservées hors du CRM, dans le dossier du professionnel.
Aucun avis public ni témoignage de patient n'est sollicité ; la confidentialité passe avant tout.
Les mineurs sont pris en charge par l'intermédiaire de leur mère, de leur père ou de leur représentant légal, avec consentement explicite au traitement des données de santé.

Intégrations

Google Agenda ou Outlook de chaque thérapeute.
Zoom ou Google Meet pour les séances en ligne.
WhatsApp Business, Instagram et Facebook.
Ligne téléphonique avec assistant vocal et prise de messages.
Paiement en ligne à la séance ou par forfait.

Ce que nous mesurons

Délai de réponse aux demandes d'information.
Premières séances planifiées et honorées.
Séances confirmées, reprogrammées et annulées tardivement.
Créneaux libérés de nouveau occupés.
Alertes de risque prises en charge par une personne et délai de prise en charge.

Questions fréquentes

L'assistant peut-il apporter un soutien si quelqu'un est en crise ?

Non. L'assistant ne fait ni thérapie ni soutien psychologique. S'il détecte un risque, il communique le 911 et la Línea de la Vida, vous alerte immédiatement et laisse la conversation entre les mains d'une personne.

Les rappels révèlent-ils que la personne suit une thérapie ?

Non. Par défaut, ils indiquent seulement « votre rendez-vous » avec la date et l'heure, sans spécialité, sans motif et, si vous le préférez, sans le nom du cabinet.

Mes notes de séance sont-elles enregistrées dans le CRM ?

Non. Le CRM ne conserve que les données nécessaires pour planifier et encaisser. Vos notes cliniques restent dans votre dossier ou dans le module clinique de l'ERP Kold Gold, avec un accès restreint.

Est-ce adapté si je travaille uniquement en ligne ?

Oui. L'assistant planifie en tenant compte du fuseau horaire de chaque patient et envoie le lien de visioconférence avant chaque séance.

Puis-je continuer à répondre moi-même à certains messages ?

Bien sûr. Vous voyez toutes les conversations dans une boîte de réception unique et pouvez reprendre n'importe laquelle à tout moment ; l'assistant se met alors en pause dans cette conversation.

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