Finance

Votre cabinet comptable disponible 24/7, même en pleine saison des déclarations

Une équipe d'agents IA répond à vos prospects et clients sur WhatsApp, Instagram, Facebook, chat web, téléphone et e-mail. Elle demande les documents, planifie les rendez-vous, rappelle les échéances et suit les paiements, et vous transmet tout ce qui exige un jugement professionnel.

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Experts-comptables et cabinets comptables● En ligne

Conversation simulée à titre d’exemple. Il ne s’agit pas d’un vrai client.

Ce qui vous prend du temps aujourd'hui

Chaque mois, vous relancez les mêmes clients pour obtenir leurs factures, XML et relevés bancaires, et la clôture prend du retard.
En avril et à chaque clôture mensuelle, WhatsApp déborde et les nouveaux prospects restent sans réponse.
Les forfaits mensuels sont réglés en retard et les relancer avec tact mobilise des heures de votre équipe.
Des questions répétitives comme « combien coûte la déclaration annuelle ? » ou « pouvez-vous m'aider à obtenir mon e.firma ? » interrompent le travail technique.
Les documents arrivent éparpillés entre e-mail, WhatsApp et clé USB, et personne ne sait ce qui manque pour chaque client.

Vos agents IA

Réceptionniste IA

Répond en quelques secondes sur tous les canaux, présente vos services (tenue comptable mensuelle, déclaration annuelle, paie, immatriculation au SAT, l'administration fiscale mexicaine) et oriente chaque demande vers le bon comptable.

Qualificateur de prospects

Demande le régime fiscal, le type de contribuable (personne physique ou morale), le volume de factures et la présence de salariés, pour que vous abordiez le premier appel avec un dossier clair.

Assistant documents

Réclame chaque mois les pièces manquantes avec une liste claire, reçoit les fichiers par WhatsApp ou via un lien sécurisé et indique dans le CRM ce qui est arrivé et ce qui manque.

Agent de relance courtoise

Envoie des rappels de forfait avant et après l'échéance, partage le lien de paiement ou les coordonnées bancaires et transmet à une personne en cas de question.

Agent du calendrier fiscal

Rappelle à chaque client les échéances qui le concernent (acomptes provisionnels, déclaration annuelle, renouvellement de l'e.firma, la signature électronique fiscale) selon votre paramétrage.

Le parcours client, automatisé

Choisissez une étape pour voir ce que fait l'IA.

Acquisition

Le prospect écrit depuis votre site, Google ou les réseaux sociaux ; l'IA répond aussitôt et enregistre son besoin dans le CRM.

Qualification

Elle identifie le régime, le type de contribuable, le volume d'opérations et l'urgence (mise en demeure, retard, déclaration imminente).

Rendez-vous

Elle planifie le premier entretien dans votre agenda, au cabinet ou en visioconférence, avec des rappels automatiques.

Prise en charge

Après la signature, elle lance l'ouverture du dossier : liste des documents, attestation de situation fiscale et données pour la lettre de mission.

Suivi

Chaque mois, elle demande les documents, confirme leur réception, rappelle le forfait et prévient quand la déclaration est prête à être relue.

Fidélisation

Elle propose des services complémentaires (paie, planification annuelle, facturation) au bon moment et sollicite un avis auprès des clients satisfaits.

Automatisations incluses

Réponse immédiate à chaque nouveau prospect avec questions de qualification et enregistrement dans le CRM.
Prise de rendez-vous pour l'entretien initial avec confirmation 24 heures avant et rappel 1 heure avant.
Demande mensuelle de documents avec liste personnalisée par client et relances jusqu'à ce qu'elle soit complète.
Alerte interne au comptable référent lorsqu'un client dépose des documents ou signale une demande du SAT.
Rappel de forfait 3 jours avant l'échéance, le jour même, puis relance courtoise ensuite.
Rappels des échéances fiscales configurées par client, comme la déclaration annuelle ou le renouvellement de l'e.firma.
Relance des prospects non convertis avant la saison des déclarations annuelles.
Demande d'avis Google aux clients suivis depuis plusieurs mois et sans incident en cours.

Données enregistrées dans votre CRM

Type de contribuable (personne physique ou morale) et régime fiscal déclaré
Services souscrits (comptabilité, paie, déclaration annuelle, facturation)
Volume approximatif de factures mensuelles et nombre de salariés
État des documents du mois (complet, partiel, en attente)
Montant et date de paiement du forfait, et statut de recouvrement
Comptable référent et échéances fiscales clés du client

Conformité et limites de l'IA

L'IA ne donne aucun conseil fiscal et n'interprète pas la situation vis-à-vis du SAT : toute question technique ou demande de l'administration est transmise à un comptable du cabinet.
Le secret professionnel est respecté : l'IA ne partage aucune information d'un client avec un tiers et vérifie l'identité avant d'évoquer un dossier.
Les mots de passe du SAT, l'e.firma et les fichiers .key ne sont jamais demandés ni reçus par chat ; le cabinet définit un canal sécurisé pour cela.
Avis de confidentialité et traitement des données personnelles conformes à la LFPDPPP (loi mexicaine sur la protection des données personnelles), avec consentement aux messages et possibilité de désinscription.
Les messages de relance sont respectueux, envoyés à des heures raisonnables et sans menace ; les critères définitifs sont validés avec votre conseil juridique.

Intégrations

Agenda Google ou Outlook pour les rendez-vous
Formulaires et liens sécurisés pour le dépôt de documents
Passerelle de paiement ou coordonnées bancaires pour les forfaits
E-mail du cabinet et WhatsApp Business
Tableurs ou votre logiciel comptable via export ou intégration sur mesure

Ce que nous mesurons

Délai de première réponse aux prospects
Entretiens planifiés et taux de présence
Clients ayant transmis leurs documents complets à temps chaque mois
Forfaits payés à l'échéance et retard moyen en jours
Demandes résolues par l'IA par rapport à celles transmises à l'équipe

Questions fréquentes

L'IA va-t-elle répondre aux questions fiscales de mes clients ?

Non. Elle répond sur vos services, vos horaires, les documents et les paiements. Toute question fiscale, tout calcul ou toute demande de l'administration est transmis à votre équipe avec le contexte de la conversation.

Peut-elle recevoir les factures et XML de mes clients ?

Oui. Elle demande les documents, reçoit les fichiers par WhatsApp ou via un lien de dépôt et indique dans le CRM ce qui est arrivé. Vous décidez où ils sont stockés.

Comment relance-t-elle les forfaits sans paraître insistante ?

Avec des messages que vous validez : rappel préalable, avis le jour du paiement et relance courtoise. Si le client demande une précision, une personne prend le relais.

Est-ce utile pendant la saison des déclarations annuelles ?

C'est là qu'elle est la plus utile : elle absorbe le volume de messages 24/7, planifie les rendez-vous, demande les documents et laisse votre équipe se concentrer sur le travail technique.

Qu'en est-il des mots de passe du SAT et de l'e.firma ?

L'IA est configurée pour ne jamais les demander ni les recevoir par chat. Votre cabinet définit un canal sécurisé et l'IA se contente de l'indiquer.

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