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Créer mon agence IA
Industrie et logistique

Votre activité logistique répond aux clients sans ralentir votre équipe

Kold Gold est une entreprise de logistique et de commerce international, et nous utilisons d'abord ces agents dans notre propre activité. Votre agence IA reçoit des demandes de cotation complètes, informe du statut de chaque expédition, demande et classe les documents, suit la déclaration en douane avec votre commissionnaire et tient le client informé jusqu'à la livraison.

Logistique et commerce international● En ligne
Conversation simulée à titre d’exemple. Il ne s’agit pas d’un vrai client.
Conversation simulée à titre d’exemple. Il ne s’agit pas d’un vrai client.

Ce qui vous prend du temps aujourd'hui

  • Les demandes de cotation arrivent incomplètes : il manque le poids, les dimensions, l'Incoterm, l'origine ou la nature de la marchandise, et il faut courir après chaque donnée.
  • Le service transport passe la journée à répondre « où en est ma marchandise ? » au lieu de traiter les incidents.
  • Factures, listes de colisage, connaissements et lettres de voiture arrivent par des e-mails et des messageries différents.
  • Les retards dus à des documents manquants sont repérés quand la marchandise est déjà au port ou à la frontière.
  • Les cotations envoyées restent sans relance et le client finit par confier l'envoi à un autre transitaire.

Vos agents IA

Réception des demandes de cotation

Demande l'origine, la destination, le type de service (maritime, aérien, routier), l'Incoterm, le poids, les dimensions, la nature de la marchandise et la date de chargement, et transmet une demande complète à votre équipe tarification.

Suivi des expéditions

Communique le statut que votre équipe saisit dans le CRM : enlèvement, départ, transit, arrivée, dédouanement et livraison, et signale les changements sans que le client ait à demander.

Contrôle documentaire

Demande la facture commerciale, la liste de colisage, le connaissement ou la lettre de transport aérien, les certificats et la lettre de voiture, et signale ce qui manque avant la date limite.

Coordination douanière

Réunit les informations dont le commissionnaire en douane a besoin pour la déclaration et informe le client du statut du dédouanement ; le classement et la déclaration sont validés par le commissionnaire.

Suivi commercial

Relance les cotations envoyées, confirme la réservation d'espace et, après la livraison, recueille l'avis du client et s'informe des prochaines expéditions.

Le parcours client, automatisé

Choisissez une étape pour voir ce que fait l'IA.

1

Cotation

Le client demande un tarif sur n'importe quel canal et l'agent recueille toutes les données de l'expédition pour que votre équipe chiffre sans allers-retours.

2

Réservation et enlèvement

Une fois l'offre acceptée, la réservation d'espace, le rendez-vous d'enlèvement et les contacts à l'origine sont confirmés.

3

Documents

L'agent demande et classe les documents de l'expédition dans la fiche client et alerte le service transport si un élément manque ou ne concorde pas.

4

Suivi de l'expédition

Le client reçoit des notifications de départ, de transit, de transbordement et d'arrivée, et peut demander le statut à toute heure.

5

Déclaration et dédouanement

Les informations nécessaires à la déclaration sont coordonnées avec le commissionnaire en douane, puis le paiement des droits et taxes et le statut du dédouanement sont communiqués.

6

Livraison et fidélisation

Après la livraison, la réception est confirmée, tout incident est enregistré et le suivi de la prochaine expédition est planifié.

Automatisations incluses

  1. Formulaire conversationnel de cotation avec origine, destination, mode, Incoterm, poids, dimensions et marchandise.
  2. Attribution automatique de la demande au chargé de tarification selon le mode de transport ou l'itinéraire.
  3. Relance de la cotation envoyée à 2, 5 et 10 jours avec alerte au chargé de compte en cas d'intérêt.
  4. Checklist des documents de l'expédition avec rappels et alerte au service transport en cas de manque.
  5. Notifications automatiques de départ, transbordement, arrivée, dédouanement et livraison à partir du statut saisi.
  6. Transmission des informations du client au commissionnaire en douane pour préparer la déclaration.
  7. Avis de paiement des droits et taxes, manutentions ou frais de stockage avec date limite.
  8. Enquête à la livraison et rappel pour la prochaine expédition selon la fréquence du client.

Données enregistrées dans votre CRM

  • Origine, destination et mode de transport
  • Incoterm et nature de la marchandise
  • Poids, dimensions et type de conteneur ou de colis
  • Numéro d'expédition, de connaissement ou de LTA
  • Documents reçus et manquants
  • Étape : cotation, réservé, en transit, en douane, livré

Conformité et limites de l'IA

  • L'IA ne détermine ni le classement tarifaire définitif ni les droits et taxes : la nomenclature, les réglementations et la déclaration sont validées par le commissionnaire en douane.
  • Documents et données fiscales traités conformément aux exigences des autorités fiscales et douanières, avec un accès réservé au personnel autorisé.
  • Politique de confidentialité conforme au RGPD pour les données des clients, fournisseurs et destinataires.
  • Tarifs, surcharges, durée de validité de la cotation et conditions du service communiqués par écrit avant confirmation.
  • Messages WhatsApp conformes aux règles de Meta, avec modèles approuvés pour les notifications de statut.

Intégrations

  • WhatsApp Business, e-mail et chat web
  • Logiciel de gestion du transport (TMS), s'il permet l'intégration
  • Portails de suivi des compagnies maritimes, aériennes et des transporteurs
  • Dossiers partagés pour les documents d'expédition
  • Ligne téléphonique avec agent vocal

Ce que nous mesurons

  • Délai de réponse aux demandes de cotation
  • Demandes transmises complètes à la tarification
  • Cotations envoyées et converties en expéditions
  • Expéditions avec documents complets dans les délais
  • Demandes de statut résolues sans intervention du service transport

Questions fréquentes

L'IA détermine-t-elle le code douanier ?

Pas de façon définitive. Elle peut demander la description, l'usage et la fiche technique de la marchandise, mais le classement et la déclaration sont toujours validés par le commissionnaire en douane.

D'où vient le statut de l'expédition ?

Du CRM, où votre équipe ou votre logiciel de transport enregistre chaque événement. S'il existe une intégration avec le suivi de la compagnie maritime ou du transporteur, la mise à jour est automatique.

Vous l'utilisez vous-mêmes ?

Oui. Kold Gold exerce dans la logistique et le commerce international, et nous utilisons ces agents pour les cotations, les documents et les notifications de statut dans notre propre activité.

Convient-il aux transporteurs et aux entrepôts ?

Oui. Il s'adapte aux transitaires, transporteurs, logisticiens et services de messagerie, avec les données et les étapes propres à chaque activité.

Peut-il échanger avec des clients et fournisseurs dans d'autres langues ?

Oui. Il converse en espagnol, anglais, portugais, français, hébreu et chinois, ce qui est utile avec les fournisseurs et agents à l'étranger.

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