Industrie et logistique

Votre bureau de douane dispose d'informations complètes avant l'arrivée de la marchandise

Chaque dédouanement dépend de la capacité de l'importateur ou de l'exportateur à fournir à temps les bonnes informations. Votre agence IA enregistre chaque nouvelle opération, demande les documents dans l'ordre, signale ce qui manque, informe du statut du dédouanement et rappelle les paiements, pendant que votre équipe se concentre sur le classement, la validation et le dédouanement. Kold Gold utilise ce processus dans sa propre activité de commerce international.

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Commissionnaires et représentants en douane● En ligne

Conversation simulée à titre d’exemple. Il ne s’agit pas d’un vrai client.

Ce qui vous prend du temps aujourd'hui

Les clients envoient factures, listes de colisage et fiches techniques incomplètes, par des canaux différents.
La marchandise arrive en douane alors qu'il manque encore un document, une autorisation ou le mandat de représentation.
L'équipe répond plusieurs fois par jour à « ma déclaration est-elle validée ? » au lieu de traiter les opérations.
Les avis de paiement des droits et taxes, des manutentions et du stockage prennent du retard et génèrent des surcoûts.
Les prospects qui cherchent un commissionnaire en douane écrivent en dehors des heures de bureau et personne ne les relance.

Vos agents IA

Enregistrement des opérations

Enregistre chaque nouvelle importation ou exportation avec le bureau de douane, le type d'opération, le mode de transport, la date d'arrivée estimée et les coordonnées de l'importateur ou de l'exportateur.

Dossier documentaire

Demande la facture, la liste de colisage, le connaissement ou la LTA, les fiches techniques, les certificats d'origine et le mandat de représentation, et signale ce qui manque ou est illisible.

Préparation de la déclaration

Recueille la description, l'usage, la matière et la fonction de la marchandise pour que votre équipe la classe ; la nomenclature, les réglementations et la déclaration sont validées par le déclarant en douane.

Statut du dédouanement

Informe le client de l'avancement enregistré : dossier complet, droits acquittés, circuit de contrôle, visite, mainlevée et sortie.

Nouveaux clients et encaissement

Répond aux prospects qui cherchent un commissionnaire en douane, planifie un appel avec votre responsable et rappelle les provisions, honoraires et paiements en attente.

Le parcours client, automatisé

Choisissez une étape pour voir ce que fait l'IA.

Acquisition et ouverture de dossier

L'importateur ou l'exportateur écrit sur n'importe quel canal, ses données sont enregistrées et l'agent vérifie qu'un mandat de représentation valide existe.

Documents

L'agent demande et classe les documents de l'opération, signale les manques et alerte votre équipe avant l'arrivée.

Classement et déclaration

Votre équipe classe la marchandise et établit la déclaration avec les informations recueillies ; l'IA se contente d'organiser les données et ne détermine aucun code.

Paiement des droits et taxes

Le client est informé du montant calculé par votre équipe, de la date limite et de la confirmation du paiement.

Dédouanement et mainlevée

Le client reçoit des notifications de circuit de contrôle, de visite et de mainlevée, et peut consulter le statut à toute heure.

Clôture et opération suivante

Le relevé de frais est envoyé, le dossier est archivé et les prochaines opérations du client sont suivies.

Automatisations incluses

Ouverture d'opération avec bureau de douane, type d'opération, mode de transport et date d'arrivée estimée.
Checklist documentaire par type d'opération avec rappels jusqu'à ce que le dossier soit complet.
Alerte à l'équipe quand des documents manquent à quelques jours de l'arrivée.
Demande de description, d'usage et de fiche technique de la marchandise pour le classement réalisé par votre équipe.
Avis du montant des droits et taxes et de la date limite de paiement, avec confirmation du client.
Notifications automatiques de paiement, circuit de contrôle, visite et mainlevée à partir du statut saisi.
Rappel de validité du mandat de représentation et des documents d'enregistrement du client.
Envoi du relevé de frais et rappel des honoraires en attente de paiement.

Données enregistrées dans votre CRM

Bureau de douane et type d'opération (importation ou exportation)
Importateur ou exportateur, numéro EORI et mandat de représentation
Description, usage et matière de la marchandise
Numéro de déclaration, de connaissement, de LTA ou de lettre de voiture
Documents reçus et manquants
Statut : en transit, documentation, acquitté, contrôle, mainlevée

Conformité et limites de l'IA

L'IA ne détermine ni le classement tarifaire définitif ni les réglementations applicables : la nomenclature, les droits et taxes et la déclaration sont validés par le représentant en douane enregistré.
Données fiscales et douanières traitées conformément aux exigences des autorités fiscales et douanières, avec un accès réservé au personnel autorisé.
Politique de confidentialité conforme au RGPD pour les données des importateurs, exportateurs et de leurs représentants.
L'IA ne recommande aucune pratique visant à réduire les droits ou à contourner une réglementation ; toute question de ce type est transmise au déclarant.
Messages WhatsApp conformes aux règles de Meta, avec modèles approuvés pour les notifications de statut et de paiement.

Intégrations

WhatsApp Business, e-mail et chat web
Logiciel de déclaration ou de gestion douanière, s'il permet l'intégration
Dossiers partagés pour le dossier de chaque opération
Ligne téléphonique avec agent vocal
Passerelle de paiement pour les provisions et les honoraires

Ce que nous mesurons

Opérations au dossier complet avant l'arrivée
Délai de réponse aux clients et aux prospects
Demandes de statut résolues sans intervention de l'équipe
Avis de paiement envoyés et confirmés dans les délais
Nouveaux clients enregistrés

Questions fréquentes

L'IA peut-elle classer une marchandise ?

Pas de façon définitive. Elle recueille la description, l'usage, la matière et la fiche technique pour faciliter le travail de votre équipe, mais le code et la déclaration sont toujours validés par le déclarant en douane.

Comment connaît-elle le statut du dédouanement ?

Elle le tire du CRM, où votre équipe ou votre logiciel enregistre chaque événement. Si votre logiciel permet l'intégration, les notifications partent automatiquement.

Est-il sûr d'envoyer des documents fiscaux par WhatsApp ?

Les documents sont enregistrés dans la fiche client avec un accès restreint. Si vous le préférez, l'agent peut les demander par e-mail ou via un lien sécurisé.

Convient-il à plusieurs bureaux de douane ?

Oui. Chaque opération est enregistrée avec son bureau de douane et l'agent attribue le dossier à l'équipe ou au correspondant concerné.

Kold Gold utilise-t-il ce processus ?

Oui. Dans notre activité de commerce international, nous utilisons des agents pour les documents, le statut et la coordination avec le commissionnaire en douane.

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