Éducation

Chaque candidat reçoit une réponse, et chaque élève un suivi

En période d'inscriptions, des centaines de questions arrivent par WhatsApp, les réseaux sociaux et le téléphone. Votre agence IA répond aussitôt sur les programmes, les conditions d'admission, les horaires et les bourses, planifie les visites de l'établissement, guide la procédure d'inscription et garde le contact avec les élèves et les parents tout au long de l'année scolaire.

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Écoles, universités et formations● En ligne

Conversation simulée à titre d’exemple. Il ne s’agit pas d’un vrai client.

Ce qui vous prend du temps aujourd'hui

En période d'inscriptions, le service des admissions n'arrive pas à suivre et les candidats choisissent l'école qui a répondu la première.
Les mêmes questions sur les frais de scolarité, les conditions, les horaires et les bourses reviennent des centaines de fois.
Les candidats commencent leur dossier puis l'abandonnent parce qu'il manque un document et que personne ne le leur rappelle.
Parents et élèves apprennent trop tard les échéances de paiement, les dates d'examen ou les événements, et saturent l'accueil d'appels.
Aucun suivi clair des élèves en risque de décrochage, jusqu'au jour où ils se désinscrivent.

Vos agents IA

Conseiller admissions

Présente les programmes, les formats, les horaires, les conditions et la procédure d'admission ; demande le niveau, la filière ou la formation visée et la date de rentrée.

Planificateur de visites et de sessions

Planifie les visites de l'établissement, les réunions d'information et les épreuves d'admission, avec confirmation et rappels.

Guide d'inscription

Accompagne pas à pas la remise des documents, signale ce qui manque et rappelle les dates limites jusqu'à ce que l'inscription soit complète.

Orientation bourses

Présente les types de bourses et les partenariats en vigueur, leurs conditions générales et les dates des appels à candidatures ; l'attribution est décidée par la commission de l'établissement.

Suivi des élèves

Envoie des rappels de paiement, d'examens et d'événements, répond aux questions administratives et prévient la coordination lorsqu'il repère des signes de décrochage.

Le parcours client, automatisé

Choisissez une étape pour voir ce que fait l'IA.

Acquisition

Le candidat ou sa famille écrit depuis une publicité, le site ou les réseaux sociaux, et l'agent répond instantanément avec les informations du programme.

Qualification

On enregistre le niveau ou la filière visée, le format, la rentrée souhaitée, l'établissement d'origine et l'intérêt pour une bourse.

Visite et admission

L'agent planifie la visite, la réunion d'information ou l'épreuve d'admission et envoie des rappels avec ce qu'il faut apporter.

Inscription et bourses

Suivi des documents, du paiement des frais d'inscription et de la demande de bourse, avec alertes sur les dates limites.

Suivi de l'élève

Pendant l'année, l'agent rappelle les paiements, examens et événements, et transmet à la coordination les cas d'absences ou d'impayés.

Réinscription et recommandation

Il invite à se réinscrire à temps, propose des formations complémentaires et demande de recommander l'établissement à d'autres familles.

Automatisations incluses

Réponse immédiate aux candidats depuis les publicités, le site web, WhatsApp, Instagram, Facebook et le téléphone.
Envoi de la brochure du programme, de la maquette pédagogique et des conditions selon l'intérêt du candidat.
Planification de la visite, de la réunion d'information ou de l'épreuve d'admission avec rappels.
Checklist des documents d'inscription avec alertes sur ce qui manque et les dates limites.
Rappel des appels à candidatures pour les bourses et de la remise des justificatifs.
Rappels des frais de scolarité avant l'échéance et alerte au service comptable en cas d'impayé.
Alerte à la coordination quand un élève cumule les absences ou ne répond plus.
Campagne de réinscription en fin de période avec invitation à des formations complémentaires.

Données enregistrées dans votre CRM

Niveau, filière ou formation visée
Format et rentrée souhaitée
Établissement d'origine et moyenne
Intérêt pour une bourse et type demandé
Documents remis et manquants
Étape : candidat, visite, admission, inscrit, élève actif, diplômé

Conformité et limites de l'IA

Politique de confidentialité conforme au RGPD ; si le candidat est mineur, les échanges et les données sont gérés avec sa mère, son père ou son représentant légal.
L'IA informe sur les bourses en termes généraux ; l'attribution et le montant relèvent exclusivement de la commission de l'établissement.
Informations claires et loyales sur les frais de scolarité, les frais annexes et les remboursements, conformément au Code de la consommation pour l'enseignement privé.
L'IA ne communique ni notes ni informations scolaires à des tiers sans l'autorisation de l'élève ou de son représentant légal.
Messages WhatsApp et Instagram conformes aux règles de Meta, avec modèles approuvés et possibilité de ne plus recevoir de messages.

Intégrations

WhatsApp Business, Instagram et Facebook Messenger
Formulaires du site et des publicités
Google Agenda ou Outlook pour les visites et les épreuves
E-mail, SMS et ligne téléphonique avec agent vocal
Passerelle de paiement pour les inscriptions et les frais de scolarité

Ce que nous mesurons

Délai de première réponse aux candidats
Candidats par programme et canal d'origine
Visites et épreuves planifiées et réalisées
Inscriptions finalisées et demandes de bourse
Réinscriptions et élèves à risque pris en charge

Questions fréquentes

L'agent peut-il dire si quelqu'un a obtenu une bourse ?

Non. Il présente les types de bourses, les conditions et les dates, et enregistre la demande. La décision et le montant sont fixés par la commission de l'établissement.

Convient-il aux écoles de langues ou aux formations en ligne ?

Oui. Il s'adapte aux collèges, lycées, universités, instituts, académies et formations en ligne, avec le langage et les processus propres à chacun.

Peut-il s'adresser séparément aux parents et aux élèves ?

Oui. Dans le CRM, chaque élève peut être associé à ses représentants légaux, et l'agent envoie à chacun les avis qui le concernent.

Que se passe-t-il en pleine période d'inscriptions ?

L'agent gère de nombreuses conversations en même temps, 24/7, et votre équipe admissions se concentre sur les visites, les entretiens et les inscriptions.

Se connecte-t-il à notre logiciel de gestion scolaire ?

Il peut se connecter aux logiciels qui permettent l'intégration ; sinon, on travaille avec des imports de données réguliers. Nous le vérifions lors de l'installation.

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